商業智能BI工具的功能很多，并且在不同的企業中，其需求也存在著差異。不過，有幾個核心功能是必需的，具體包括了數據準備、數據處理、數據分析與可視化、平臺管控、場景需求轉換等。總的來說，在考慮商業智能BI工具的能力時，必須確保滿足這些特性：強大，靈活，易于使用，安全性和高度可視化。
1、數據準備
數據準備是指將原始數據讀取到商業智能BI工具并進行基礎的管理和建模，為后續的分析奠定基礎，具體包括數據存取/連接、數據管理等環節。
商業智能BI工具要允許用戶連接到本地和云上各種類型存儲平臺中的結構化和非結構化數據。主流BI工具都支持將數據存儲到本地服務器，以提高BI平臺訪問性能和數據安全性，減小對業務系統實時直連抽取數據的壓力，避免因數據提取而導致業務系統宕機。同時，BI工具也提供直連數據庫和數據倉庫的功能備用。
以下便是商業智能BI工具需要支持的主流數據類型：
大數據平臺：Apache Kylin、華為FusionInsight、華為DWS、Apache Impala、Hadoop Hive、Spark、Amazon Redshift、Presto 等
傳統關系數據庫：Oracle、DB2、SQL Server、MySQL、Infomix等
分析型數據庫：Vertica、Greenplum、 SAP HANA、阿里云ADS等
NoSQL數據庫：MongoDB
多維數據庫：BW、SSAS、 Essbase
文件數據源：Excel文件( x1s/.xIsx)、純文本文件( txt)、逗號分隔值文件( csv)、XML文件( xm1)
程序數據源：Java API、Hibernate 數據源，支持Web Service、SOA等標準的數據
除了存儲和連接數據外，某些企業還有補錄數據的需求，因此部分商業智能BI工具也提供了數據填報功能，允許企業錄入業務系統之外的數據。
商業智能BI工具也常以業務包的形式對數據進行管理，使用戶可以根據不同的業務包主題對數據分類，提供數據相關的各種信息。用戶可以通過血緣分析、更新信息等內容和關聯建模等操作，更好地了解和管理自己所擁有的數據。
2、 數據處理
在企業中，分析人員對于數據處理的需求靈活多變，并且經常需要對不同業務系統的數據根據相同的維度或者屬性進行關聯分析，IT部門提供的對數據的基本處理功能和基本的關聯關系并不能完全滿足需求。
例如，分析人員要根據公司產品銷售明細數據分析用戶的特征，并調整相應的銷售策略。這個時候就需要基于銷售清單數據，計算相應的分析指標，比如每個用戶的消費頻次、單筆消費最大金額、最近兩次消費的時間間隔。這就要求BI工具提供數據處理功能（例如新增列、分組統計、過濾、排序、上下合并、左右合并等），使用戶能以極低的學習成本將數據處理成自己需要的結果，也讓IT部門更專注于準備基礎數據的工作，將數據分析與處理的任務交給更熟悉業務的分析人員。
3、數據分析與可視化
商業智能BI工具中的數據分析與可視化有多種需求類別，例如可視化探索分析、制作儀表板、制作固定報表等。
其中，可視化探索分析需要面向分析人員，讓他們能夠以最直觀快速的方式，了解自己的數據，發現其中的問題。用戶只需要進行簡單的拖曳操作，選擇需要分析的字段，幾秒內就可以看到想要的數據，通過層級的收起和展開，下鉆上卷，可以迅速了解數據的匯總情況。這對BI工具的多維分析和可視化圖表等功能有非常高的要求。
儀表板的目的在于讓用戶將多個分析內容組合成一個展示面板或者報告，并基于面板監測關鍵指標，定期匯報工作，將用戶從手工處理Excel文件、制作PPT文稿中解放出來。因此，用戶利用儀表板應該可以隨時通過篩選器過濾數據，可以通過組件聯動功能實現關聯分析，還可以通過跳轉功能將多個儀表板組合成一個更大的分析主題等。此外，作為展現數據主題的容器，儀表板還應提供自適應布局、主題顏色與樣式配置、豐富的組件樣式等，讓用戶可更好地展示和表達數據分析的思路和結果。
對于固定報表，商業智能BI工具需要提供不同表格樣式和復雜格式的設計能力。
4、平臺管控
在所有的功能之上，依靠BI工具的平臺管控功能，企業可以建成數據分析體系，方便地管理儀表板與用戶，以及對系統進行個性化設置，進而支持各種業務主題分析。具體來說，平臺管控需要為用戶提供統一訪問、集中管理、分類維護三大功能。
統一訪問：提供統一的應用訪問門戶，通過對用戶角色和權限的控制，使不同角色的用戶能夠通過一個門戶系統看到符合自身需求的儀表板視圖，使用儀表板功能。
集中管理：對于數據決策系統中的系統資源、系統配置、監控日志、用戶、權限、儀表板模板、定時調度等內容提供統一的管理環境，方便用戶日常管理。
分類維護：在整合和規范儀表板數據的基礎上，為不同類型儀表板提供對應的開發手段，采取統一的儀表板模板化定制和發布方案，簡化其維護工作，降低此項工作對IT人員的依賴。
5、場景需求轉換
除了PC端應用以外，不少企業還會有數據大屏、移動端應用等場景需求。因此，BI工具要具備場景需求轉換的能力，在不同的終端場景中有較好的自適應性和穩定性，以滿足不同人群、環境和場景下的多樣化需求。
