一、 首先要想清楚文件是寫給誰看的？
什么是文件呢？GB/T 19000—2016是這樣定義的：信息及其載體。
示例：記錄、規范、程序文件、圖樣、報告、標準。
注1：載體可以是紙張，磁性的、電子的、光學的計算機盤片，照片或標準樣品，或它們的組合。
注2：一組文件，如若干個規范和記錄，英文中通常被稱為“documentation”。
注3：某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關，而另外一些對規范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）的要求的可能有所不同。
GB/T 19000—2016對“信息”是這樣定義的：有意義的數據。
從上述兩個定義可以看出，文件上的東西應該是有意義的，文件的表現形式可以有很多種。
在舊版的GB/T 19000中還曾經列出過如下文件的價值：
文件能夠溝通意圖、統一行動，其使用有助于：
a) 滿足顧客要求和質量改進；
b) 提供適宜的培訓；
c) 重復性和可追溯性；
d) 提供客觀證據；
e) 評價質量管理體系的有效性和持續適宜性。
文件的形成本身并不是目的，它應是一項增值的活動。
由此我們可以知道：文件的作用有很多，但如果形成文件的過程只是照抄照搬，肯定不會成為一項增值的活動，那樣形成的文件只能是一堆、毫無價值的廢紙。
想清楚文件上的東西是有意義的、文件是有價值的很重要，但只停留在此還不夠，因為不同的文件對不同層級或類別的人員的作用是不同的，讓決策層領導看操作層面的文件就沒有意義；同理，操作層面的人員去讀頂層文件也是浪費時間。而且，讓該看文件的人愿意看、看得懂文件也是需要考慮的。
通常來說，企業需要看文件的人員分為決策層、管理層、執行層；很多企業的文件體系分為管理手冊、程序文件、作業文件。看起來好像一一對應了，但由于很多企業的程序文件脫離了大家熟悉的管理制度，游離于企業已很成熟的制度體系之外，導致體系文件先天就形成了兩張皮；而已很成熟的制度體系也有可能因為缺失體系化思維，導致沒有完整覆蓋標準要求，甚至連規范性都很差（例如不同的制度文件基本格式都不一樣）。作業文件更是因為沒有想清楚給誰看，導致表現形式只是單一的條文式，令執行層無法便捷、快速地閱知其操作要領，形同虛設。如果一個企業同時導入幾個管理體系，那相關的體系文件真是可以用“文山”來形容。
為此，設計合理的文件架構及表現形式就很重要了！就兩化融合管理體系來說，GB/T 23001-2017標準4.4.3.1 中描述到：
兩化融合管理體系文件化信息應包括：
a) 兩化融合管理手冊，包括兩化融合管理體系的范圍和邊界，對兩化融合管理體系過程及其相互作用的表述，以及文件化信息的查詢途徑；
b) 兩化融合方針；
c) 可持續競爭優勢；
d) 新型能力及其目標；
e) 本標準所要求的文件化信息；
f) 組織確定的為確保兩化融合管理體系有效性所需的文件化信息。
按照這些要求，在基礎版貫標時，幾乎每個企業都會編制一本《兩化融合管理手冊》，但很多企業把手冊僅僅作為滿足外審需要的文件，而不是響應GB/T 23001-2017標準4-10章的要求，描述本企業落地這些要求的職責、方法并引出程序文件或管理制度、辦法給企業決策層及管理層看的文件，導致手冊中的標準語言太多，讓不熟悉標準的企業人員無法讀懂；企業還會根據標準要求或自身需要編制一些程序文件或制度、辦法，但很多企業沒有結合自身已有的管理經驗和其他體系的類似文件，沒有考慮誰會看這些文件，比如很多企業已有非常完備的設備管理制度、操作規程等等，導入兩化融合管理體系后，只需要根據GB/T 23001-2017標準7.4的要求評審一下原有文件的充分性并與設備管理及使用人員溝通確認新增管理方法的合理性，適當補充完善即可，但一些企業又去僵化地全新編制，導致這些文件一發布就束之高閣。
而升級版新增的標準T/AIITRE 10003《信息化和工業化融合管理體系 新型能力分級要求》中并沒有就上述文件類別方面新增要求，只是在過程維、要素維、管理維三個維度結合新型能力建設過程提出了新增要求，為滿足這些要求，企業的管理手冊要變嗎？程序文件或管理制度要變嗎？筆者認為，變是肯定的，但變之前也應想清楚需要增加的內容是給誰看的？以T/AIITRE 10003標準6.3.2 d）和7.3.2d）條為例，升級版貫標企業要響應這兩條要求，是在描述本企業落地T/AIITRE 10003場景級、領域級三個維度要求的職責、方法并引出程序文件或管理制度、辦法的一個單獨的《新型能力分級建設管理手冊》中去包含呢？還是將這些寫入原來的管理手冊中對應的人才保障部分并在相應的程序文件或管理制度、辦法中增加對這兩條不同級別要求的落地做法呢？筆者認為，基于給誰看的思考，可能單獨的一個《新型能力分級建設管理手冊》更加符合近期使用者的習慣，而且也便于后期新增網絡級、生態級能力建設相關三個維度的對應方法。
二、 其次要想清楚文件如何寫才真正有用？
想清楚文件給誰看，形成文件構架、明確便于閱讀的文件表現形式后，就需要寫好文件。因為，文件構架再合理、文件格式再好看，但文件內容言之無物、邏輯混亂的話，這樣的文件也是沒有用的。
體系推進部門可以先選擇通用的、大家都容易理解的工作來按照給定的格式進行5W1H編制思路的樣板引路，如培訓管理，為什么要寫這個文件？哪些部門與培訓管理工作有關？這些部門在培訓管理工作中分別負責什么？整個培訓流程按PDCA各環節如何做？做了相關工作需要有記錄嗎？這個記錄需要審批嗎？有時限要求嗎？做好了交給哪個部門或存檔？GB/T23001和T/AIITRE 10003標準中有關培訓方面的要求是否已描述？如T/AIITRE 10003標準6.3.2 d）條沒有提到培訓，但7.3.2d）條說到了“重視數字化人才培養”，那原來的《培訓管理制度》中是否需要新增有關體現重視數字化人才培養方面的具體方法？所有內容寫好后，再根據內容描述確認相關的表單是否已設計（如能實現信息化更好）？
但在很多企業的文件中，經常會出現職責描述與流程描述混淆；流程描述不具備可操作性，文件使用時就會因人而異出現偏差。希望這次升級版貫標時，企業在更新相關制度文件時能按此原則多一些思考，提高文件的可操作性。
三、 最后要想清楚如何確保文件內容的適宜性和可操作性？
不論是咨詢老師幫助編寫的文件還是企業人員自身編寫的文件，如果不經過必要的評審、審批、更改等環節，文件的有效性、持續適宜性方面也會大打折扣。筆者認為，新文件發布前如果經過4類評審活動，將有助于提升文件的適宜性，第1類評審建議由文件編制部門評審文件的可操作性，也就是能否執行；第2類評審建議由咨詢老師或者體系推進部門評審文件與標準的符合性，也就是不能漏項；第3類評審建議由文件中提到的相關部門評審文件接口的合理性，也就是避免扯皮；第4類評審是當有爭議時由領導評審并決策爭議事項。但目前筆者觀察到很多貫標企業的文件由咨詢公司完全代辦，沒有經過這些評審環節，導致與企業實際不符、與標準的內涵要求不符，而且由于企業人員沒有參與文件編制，需要修改文件時，必然很困惑，本質貫標也就無從談起。
綜上所述，兩化融合管理體系升級版貫標，文件的優化是比較重要的一項工作，如果理解不當，勢必將影響貫標效果。
