雖然識別主數據實體非常簡單，但并非所有符合主數據定義的數據都必須這樣管理。本文將主數據的定義縮小到以下標準，這些標準在決定是否應將給定實體視為主數據時應一并考慮。
1、行為
主數據可以通過與其他數據交互的方式來描述。例如，在事務系統中，主數據幾乎總是與事務數據有關。顧客購買產品，一個供應商出售一個零件，一個合作伙伴將一箱材料運送到一個地點；員工與他們的經理有層次關系，經理通過總經理向上報告；產品可以是描述其在商店中的位置的多層次結構的一部分。主數據和事務數據之間的這種關系可以從根本上看作是一種名詞/動詞關系。事務數據捕獲動詞，如sale、delivery、purchase、email和revocation；主數據是名詞。
2、周期
主數據可以通過創建、讀取、更新、刪除和搜索的方式進行描述。這個生命周期稱為CRUD周期，對于不同的主數據元素類型和公司是不同的。例如，如何創建客戶在很大程度上取決于公司的業務規則、行業細分和數據系統。一家公司可能有多個客戶創建載體，例如通過互聯網、直接通過客戶代表或通過門店。另一家公司可能只允許通過其呼叫中心的電話直接聯系來創建客戶。此外，客戶的創建方式肯定與供應商的創建方式不同。
3、基數
隨著基數（集合中元素的數量）的減少，將元素視為主數據元素（甚至是通常接受的主題域，如customer）的可能性降低。例如，如果一家公司只有三個客戶，那么他們很可能不會考慮這些客戶至主數據，因為用主數據管理這些客戶沒有價值。然而，擁有數千名客戶的公司會將客戶視為一個重要的主數據域，因為在管理如此龐大的一組實體時會伴隨著一些問題和好處。這些公司的客戶價值是相同的，雙方都依賴客戶做生意。一個需要客戶主數據解決方案，另一個不需要。基數不會更改給定實體類型的分類；但是，隨著實體類型基數的增加，使用管理實體類型的主數據系統管理的重要性也會增加。
4、壽命
主數據的變化往往小于事務數據。當它變得更不穩定時，通常會認為它更具事務性。例如，有些人可能認為“契約”是主數據元素。其他人可能會認為這是一筆交易。根據合同的有效期，它的歸屬不同。一個促進職業運動員的機構可能會把他們的合同當作主數據。每一種都是不同的，通常都有一年以上的壽命。一個名為“運動員”的主數據項可能很誘人，但是運動員往往在任何給定的時間都有不止一個合同：一個是與他們的團隊簽訂的，另一個是與公司簽訂的產品代言合同。隨著時間的推移，該機構將需要管理所有這些合同，因為合同的內容將重新談判或與運動員交易。其他合同，例如，汽車細節或房屋油漆合同，更像是一筆交易。它們是一次性的、短期的協議，提供支付服務，通常在數小時內完成并銷毀。
5、復雜性
簡單的實體，甚至是有價值的實體，很少是管理的挑戰，也很少被視為主數據元素。元素越不復雜，就越不需要管理該元素的更改。通常，這些資產只是簡單地收集和統計。例如，諾克斯堡可能不會跟蹤存儲在那里的每一根金條的信息，而是只對它們進行計數。每根金條的價值都是可觀的，基數高，壽命長，但復雜性低。
6、價值
數據元素對公司越有價值，就越有可能被視為主數據的元素，價值和復雜性是相互作用的。
7、變化
雖然主數據通常比事務性數據的易變性小，但具有完全不變的屬性的實體通常不需要主數據解決方案。例如，稀有貨幣似乎符合主數據處理的許多標準。一個稀有的錢幣收藏家可能有許多稀有的錢幣。所以，基數很高，它們很值錢，它們也很復雜。例如，稀有硬幣有歷史和描述。有一些屬性，如正面、反面、圖例、銘文、邊緣和字段的條件。還有其他屬性，如設計首字母、邊緣設計、層和縱向。
然而，稀有貨幣不需要作為主數據項進行管理，因為它們不會隨著時間的推移而改變，或者，至少，它們的變化還不夠。可能需要添加更多的信息，因為特定硬幣的歷史已經被揭示，或者某些屬性必須被糾正。但是，一般來說，稀有硬幣不會通過主數據管理系統進行管理。
8、重用
主數據管理的主要驅動因素之一是重用。例如，在一個簡單的世界中，CRM系統將管理關于客戶的一切，而不需要與其他系統共享關于客戶的任何信息。然而，在當今復雜的環境中，客戶信息需要跨多個應用系統共享。這就是問題的開始。由于許多原因，對主數據的訪問并不總是可用，因此人們開始將主數據存儲在不同的位置，例如電子表格和應用系統專用存儲區。仍然有一些原因（如數據質量下降和衰退）來管理不能在整個企業中重用的主數據。但是，如果一個主數據實體在多個系統中被重用，那么肯定應該用主數據管理系統來管理它。
總而言之，雖然枚舉各種主數據實體類型很簡單，但有時決定公司中哪些數據項應視為主數據更具挑戰性。通常不符合主數據定義的數據可能需要這樣管理，而符合定義的數據可能不需要這樣管理。最終，在決定應將哪些實體類型視為主數據時，與其依賴實體類型的簡單列表，不如根據它們在業務需求上下文中的行為和屬性對它們進行分類。
