因為它被多個信息系統使用，主數據中的錯誤可能會導致使用它的所有信息系統中的錯誤。例如，客戶主數據中的錯誤地址可能意味著訂單、賬單和營銷資料都發送到了錯誤的地址。同樣，一個項目主管的錯誤價格可能是一個營銷災難，一個賬戶主管的錯誤賬號可能導致巨額罰款！
我們看一個典型的主數據故事：一個信用卡客戶從北9街2847號搬到了北11街1001號。客戶立即更改了帳單地址，但幾個月沒有收到帳單。一天，客戶接到信用卡計費部門的一個催款電話，詢問為什么賬單沒有支付。客戶確認他有新的地址，計費部門確認文件上的地址是10011 St.N.客戶要求一份賬單副本，以便結帳。又過了兩個星期沒有賬單，客戶打電話回來，發現賬戶已經轉到了收款機構。這一次，他們發現，盡管檔案中的地址是10011 St.N，但賬單上的地址是101 11 St.N。經過律師之間的一系列電話和信件，賬單最終得到了解決，信用卡公司失去了一位終身客戶。在這種情況下，數據的主副本是準確的，但它的另一個副本是有缺陷的。因此，主數據必須正確且一致。
即使主數據沒有錯誤，也很少有組織只有一組主數據。許多公司都是通過并購來成長的。你收購的每家公司都有自己的客戶主數據、項目主數據等等。如果你能把新的主數據和你當前的主數據結合起來，這并不是壞事，但是除非你收購的公司在一個遙遠的國家從事完全不同的業務，否則很有可能一些客戶和產品會出現在這兩套主數據中，通常有不同的格式和不同的數據庫主鍵。如果兩家公司都使用社會統一信用代碼或工商注冊號作為客戶唯一標識，那么發現哪些客戶記錄屬于同一個客戶是一個簡單的問題；但這種情況很少發生。在大多數情況下，客戶編號和零件編號是由創建主記錄的軟件分配的，因此同一客戶或同一產品在兩個數據庫中具有相同標識符的可能性非常小。如果從具有不同供應商編號的不同供應商處購買同等零件，則物料管理可能更難協調。
合并主列表可能非常困難。同一個客戶在不同的數據庫中可能有不同的名稱、客戶號碼、地址和電話號碼。例如，威廉·史密斯可能會以比爾·史密斯的身份出現、史密斯和威廉·史密斯。普通的數據庫連接和搜索將無法解決這些差異。需要一個非常復雜的工具來理解昵稱、替換拼寫和輸入錯誤。該工具可能還必須認識到，如果不同的名字都住在同一個地址或有相同的電話號碼，它們就可以被解決。雖然創建一個干凈的主列表可能是一個艱巨的挑戰，但從一個通用的主列表中，會有許多積極的好處：
（1） 一張統一的賬單既省錢又能提高客戶滿意度。
（2）從多個客戶列表中向客戶發送相同的營銷資料會浪費金錢并激怒客戶。
（3） 在你把客戶賬戶交給托收機構之前，最好知道他們是否欠你公司其他部分的錢，或者更重要的是，他們是另一個部門的最大客戶。
（4）在不同的零件號下存放同一件商品不僅浪費金錢和貨架空間，而且可能導致人為短缺。
最近朝著SOA和SaaS的方向發展，使得主數據管理成為一個關鍵問題。例如，如果您創建一個通過定義良好的XML消息進行通信的單一客戶服務，您可能認為您定義了客戶的單一視圖。但是，如果同一個客戶存儲在五個數據庫中，其中有三個不同的地址和四個不同的電話號碼，那么您的客戶服務將返回什么？類似地，如果您決定訂閱通過SaaS提供的CRM服務，那么服務提供商將需要一個客戶列表作為其數據庫。你要寄哪一個？
由于所有這些原因，為您的組織維護一組高質量、一致的主數據正迅速成為一種必要。維護這些數據所需的系統和過程稱為主數據管理。
