企業技術采購的最佳方式

為了讓企業技術投資實現其目標，并讓采購者對其決策滿意，企業技術采購者需要一個嚴格的過程，通過這個過程來識別關鍵的利益相關者，協調他們潛在的不同目標，確保預算(越來越多地來自IT之外)，并監控任何買方團隊評估和部署技術解決方案時必須采取的關鍵步驟的進展。

這些關鍵步驟包括：

?計劃。創建你的評估團隊，定義目標，建立時間表，確定預算并最終確定計劃。

?研究。確定基本需求，研究技術基礎，了解供應商情況。

?構建用例需求。確定企業技術/解決方案必須支持的過程和用例，指定詳細的需求并根據重要性對它們進行排序，并從關鍵利益相關者那里獲得對這些需求的共識。

?評估特定的供應商。與供應商分享目標和要求，評估他們的推銷和建議，進行詳細的盡職調查并為供應商打分，最后做出最終選擇。

?確定合同參數和價格。授予合同后，你的采購團隊或合同專家必須就具體條款進行談判。然后，你將執行合同并與供應商合作。只有這樣，你才能開始整個購買過程。

如何確保以后不會后悔購買了技術產品?

現代的企業技術客戶更精通技術，且擁有大量的技術機會和用例，比以往任何時候都能獲得更多的選擇和信息，但卻經常后悔自身的購買決策。Gartner的研究顯示，73%的購買了產品但尚未實施的技術產品/解決方案買家都表示非常后悔。

在2022年的一項研究中，Gartner讓技術產品買家描述他們的遺憾，方法是讓他們說明自己在多大程度上同意以下兩個具體陳述：

?“我們最終購買的產品未能達到我們的預期。”

?“我們最初考慮的產品比我們最終決定的要好得多。”

這項針對一千多名企業技術采購者的調查顯示，高度后悔的購買者傾向于：

?購買方法缺乏重點和清晰度。目標沖突是后悔最明顯的前兆，發生在幾乎90%的高度后悔案例中。高度后悔的買家不太可能確定明確的評估標準和/或不清楚預期項目的具體結果和目標，他們更有可能不斷地改變項目目標。

?購買周期延長。對于重大技術購買決策，那些表示非常后悔的企業比那些沒有后悔的企業平均要多花7到10個月的時間來完成購買。

?更有可能根本不做決定。這些潛在買家更有可能取消購買，不管賣家花了多少時間和精力來吸引他們。

相比之下，很少后悔的買家會關注主題和結果，獲得內部認可，并迅速專注于與最有可能幫助他們實現這些結果的供應商合作。

什么是采購團隊?有哪些組成部分?

2022年Gartner《技術采購行為調查》的結果顯示，企業技術采購的平均合同價值為1130萬美元，中位數為300萬美元。但許多“IT買家”并非來自IT行業，這意味著資金通常分布在業務的多個領域。

因此，成功的技術采購需要在購買過程的每個階段獲得多個利益相關者的共識。這些利益相關者應該在一個與采購目標一致的采購團隊中有代表。雖然69%的采購團隊建立了某種業務案例，但大多數人在與供應商深入接觸之前都沒有確保預算。這會在團隊成員之間產生壓力和沖突，并加劇采購過程的復雜性和延遲。

采購團隊平均有六到七名成員，但也有可能更多。例如，對于超過500萬美元的IT服務交易，采購團隊平均有15個利益相關者。Gartner的研究顯示，IT影響著大多數技術采購——盡管這些IT員工越來越有可能在業務部門工作。采購團隊在交易規模上都相當穩定，通常有三到四個職能領域的利益相關者。

公共部門的采購團隊明顯更有可能包括運營或業務主題專家，他們非常了解新解決方案對業務流程的影響。

采購團隊通常利用三到四個第三方資源來告知他們技術采購決策過程，最常見的是顧問來管理供應商選擇、采購和合同。

C級高管參與決策，并且是最有可能擁有否決權的成員，盡管他們是“偶爾的決策者”，不會積極參與整個審查和采購過程。

值得注意的是，采購團隊中相互矛盾的采購目標是導致采購后悔的常見原因。范圍變更也是導致采購過程延遲的最常見原因。

如何確定企業技術采購的業務目標?

數字化轉型計劃的加速繼續推動各種硬件、軟件和集成解決方案的采購率。在數字經濟中，增長是技術的首要任務(尤其是對衰退條件下的IT戰略而言)，但Gartner的研究表明，企業技術支出的主要目標通常仍然是提高運營效率和/或生產率。

為了實現這些目標和其他目標(如增加業務敏捷性和改善客戶和/或員工體驗)，對于企業來說，保持領先或處于技術趨勢和力量的前沿，并圍繞采購的用例和需求進行調整是非常關鍵的。

在IT服務采購者中，43%的人正在開發基于關鍵績效指標(KPI)的量化業務案例，49%的人正在開發金融業務案例。這些并不相互排斥，因為有些買家兩者都做，但這些數據表明，許多買家仍然有不完整和/或不一致的IT服務采購流程。

在創建業務案例時，企業必須明確定義目標并分配投資回報率(ROI)期望。一些關鍵步驟如下：

?研究技術基礎知識，以更好地理解行業內的用例，關鍵功能與可有可無的功能，并與企業的路線圖保持一致。了解你所在行業的同行是如何解決類似問題的，從而獲得見解。

?了解你的團隊正在評估的技術領域中可用工具和供應商的情況，包括可用的類別和提供的解決方案。

?通過選擇相關的、前瞻性的觀點組建一個評估團隊，包括IT，以及支持或使用技術的角色、功能和業務技術專家。除了跨職能的用戶，還可以嘗試納入已知的變更促成者的團隊成員，他們可以幫助你的團隊應對實施和采用障礙，否則會導致采購后悔的心理。

?定義具體的目標和關鍵績效指標(KPI)，這將幫助你的團隊隨后衡量和報告ROI。

?建立一個時間表，包括采購過程的關鍵階段、任務、上線日期和購買后的事件，如實施路線圖、培訓和采用。

?為專注、負責的所有者分配最后期限，并通過定期檢查監控進度。

技術采購過程需要多長時間?

技術采購過程很漫長，在技術采購周期的三個基本階段中，每個階段通常需要3-6個月：

?探索——從最初的探索到與供應商合作。

?評估——從與第一個潛在供應商接觸到選擇一個勝出的供應商。

?參與——從選擇勝出的供應商到簽訂合同。

有幾個因素會造成采購過程的延誤。其中，范圍變化是導致購買過程延遲的最常見原因：73%的買家報告稱，這導致了購買過程的中度或嚴重延遲。但大多數買家也在努力應對其他因素，包括安全問題和“意外”措施的出現。

Gartner的一項研究顯示，71%的買家在采購過程中因為意外的步驟而推遲了購買，這表明許多買家并不清楚如何做出購買技術產品的決定。另有三分之二的買家表示，由于無法從供應商那里獲得產品或實施信息，他們的決定被推遲了。

對于重大技術采購決策，那些表示非常后悔的企業比那些沒有后悔的企業平均要多花7到10個月的時間來完成購買。

在采購過程中遵循最佳實踐可以減少這些延遲。

如何為技術采購建立需求?

為了為企業選擇正確的技術，你需要徹底了解你的需求。首先，研究技術基礎知識，以更好地理解你所在行業中的用例，關鍵功能與可有可無的功能。了解你的團隊正在評估的技術領域中可用工具和供應商的情況。

在指定詳細的產品需求或按重要性對需求進行排序之前，確定技術必須支持的流程和用例。然后構建更詳細的需求清單，以幫助你確定給定的技術供應商是否能夠滿足你在業務目標中定義的特定需求。

一旦完成，根據你的優先級需求進行定制，但一般來說，你需要確定以下范圍和權重：

?滿足特定用例和用戶要求的功能需求;

?適合企業可用基礎設施并滿足安全需要的技術需求;

?支持和服務，包括實施協助，服務水平協議(SLA)，培訓和持續的客戶支持;

?客戶或行業同行推薦及用戶評分;

?與你的預算不符的潛在定價和商業條款，包括實施和培訓成本、服務或維護費、許可證費和續期費;

優先問問自己：

?這一要求對我的企業或目標是必要的嗎?

——如果是，優先級為高

?這個需求是非常可取的，但對我的企業或目標來說不一定是必要的嗎?

——如果是，優先級為中

?這個需求是可選的嗎?如果不滿足，它不會成為我的企業或目標成功的障礙嗎?

——如果是，優先級為低

確保你在采購團隊中就這些需求及其優先級達成共識。你將與潛在供應商共享的正是這個列表(向所有供應商發送需求調查問卷)。如果不能建立一個完整和相關的列表，將很難確定給定的技術供應商是否能夠滿足你的特定需求。

如何評價提供企業所需技術的供應商?

在創建可能符合你特定需求的供應商和產品列表之后，你的團隊可以繼續進行評估。采購過程的這一階段通常是最耗時的，因為它涉及到與供應商的多次對話和會議。

為了優化團隊的時間和注意力，可以根據以下標準進行篩選：

?一致性。分析供應商的響應，找出最符合你需求的響應。

?能力。與IT部門緊密合作，對供應商的能力進行詳細的盡職調查，包括安全和風險評估、實施和購后支持以及其他關鍵領域。

?聲譽。與其他業內用戶或客戶核實供應商的參考資料，詢問有關結果、滿意度、供應商解決問題的效率等尖銳問題。

只邀請入圍的供應商進行更詳細的演示。在這些會議上，要坦率而全面地分享你的目標和要求。

在評估最佳候選人時，使用一個公共記分卡，讓所有采購團隊成員能夠根據你的關鍵標準對供應商進行評級。將結果綜合到動態記分卡中，可以跟蹤每個供應商與其他供應商相比的表現。這樣就更容易做出最后的選擇。

如何選擇技術供應商?

當你準備比較供應商的性能時，請確保所有需求都已在所有供應商之間進行了評分。如果有不得分的，一定要了解原因。除了團隊的疏忽之外，常見的原因包括：

?該特定供應商不提供該功能。應該注意這一點，并給出盡可能低的分數。

?該功能可用，但未進行演示。這應該適當地得分，并指出一些原因，例如“不了解我們的需求或遵循指導”而非“時間或技術問題阻礙了能力的現場演示”，可能會影響定性關系的得分。

一旦團隊選擇了供應商，請檢查決策、選擇標準和其他關鍵考慮因素，并與利益相關者和預算所有者分享這些信息，以確保所有涉眾對你的最終決定都有信心。

記錄你選擇該供應商的原因，提供以下信息：

?他們在任何標準下的得分；

?所有供應商的評分，以顯示所有供應商是如何被評估、選擇或拒絕的；

?根據你選擇的供應商與其他供應商的需求類別進行評分；

?技術總結，描述正在評估的技術/解決方案的類型；

?定性評論，圍繞記分卡結果提供額外的上下文；

下一步是談判合同條款，所以要制定并考慮一個B計劃，以防你無法達成可接受的條款。